Illustrasjon med tekst, tekst: Refusjon, illustrasjon: penger og dokument.

Refusjon av utlegg

Alle arrangementer i regi av Pedagogstudentene er gratis å delta på og vi dekker reise, opphold og mat i henhold til økonomireglementet. Her finner du veiledning på hvordan sende inn refusjonskrav.

Generelt om refusjon

Alle som sender inn krav om refusjon av utlegg skal ha gjort seg kjent med kapittel 2 i økonomireglementet og kravene som fremmes skal være i tråd med disse bestemmelsene. Krav om refusjon som ikke er i tråd med økonomireglementet kan bli avvist eller forkortet. 

Dersom du har deltatt på et arrangement i regi av Pedagogstudentene kan du – dersom du har hatt utlegg i forbindelse med arrangementet – levere reiseregning for å få refundert utgiftene. 

Tillitsvalgte i Pedagogstudentene som har hatt utlegg, som ikke knytter seg til en reise, kan levere utleggsskjema for å få refundert utgiftene. 

Under finner du nærmere informasjon om hvordan du sender inn krav om refusjon. 

Innlogging

Fra 14. april logger du inn på samme måte som når du logger inn på min side, med medlemsnummer, sms og kode eller bankID. 

 

Når du har logget inn vil du se et felt hvor det står "Utlegg", trykk her. Da blir du sendt videre og får opp to valg "student reise etter regning" og "kontantutlegg student", trykk på "student reise etter regning".

Fyll inn

  • Formål/oppdrag:
    • skriv hva som er formålet med reisen/utlegget, eksempelvis «Konferansen 2019, Oslo. 
  • Dato/tid:
    • her fyller du inn dato og tidspunkt du dro enten fra det siste stedet du oppholdt deg som ikke hadde noe med reisen å gjøre, som regel der du bor eller studiestedet. Og så fyller du ut dato og tidspunkt for da du var tilbake, eller ankommet det første stedet som ikke har noe med reisen å gjøre.
  • Kosnadssted:
    • det skal være ferdig utfylt med "Pedagogstudentene" i tekstfeltet og under skal det stå "278"
    • skulle det stå noe annet eller ingen ting skriver du inn 278 
  • Prosjektnummer:
    • dette er ulikt fra hvert arrangement som du skal få opplyst ifm arrangementet. Er du usikker, sjekk først arrangementssiden. Skulle du ikke finne det der kan du sende mail til den som er praktisk ansvarlig. 

Legg til utlegg

Trykk på «legg til utlegg» som du finner nede til venstre.

  • Kategori: 
    • velg det alternativet som passer for utlegget du har hatt. 
  • Kostnadsdato:
    • velg dato hvor du hadde utlegget.
  • Beskrivelse:
    • Beskriv hva utlegget gjelder
    • Har du hatt utlegg for bilkjøring eller taxi skal du skrive gateadressen du reiste fra og til. Det holder ikke å skrive «fra togstasjon til institusjon» det skal da være gateadressen til togstasjonen og gateadressen til det stedet på institusjonen reisen endte.
      • NB! Bilkjøring/taxi skal avklares på forhånd
  • Beløp:
    • skriv inn beløpet

Legge til og avstemme reiseregninger

Til høyre finner du et eget vindu for Utleggsoversikt. Her finner du en blokk som heter «Kvitteringer» – trykk her for å legge til kvitteringer. Legg til kvitteringene – husk alle det skal følge en kvittering til alle utlegg.

Når alle kvitteringene er lagt til skal disse avstemmes – kobles til det aktuelle utlegget. Dette gjør du ved å åpne kvitteringsvinduet – enten åpnes det med visning slik at du ser en kvittering, eller så ser du de ulike kvitteringene i en liste eller som ikoner – sørg for at visningen er slik at du ser kvitteringen. Når du har en kvittering huker du av i boksen på samme linje som det utlegget kvitteringen gjelder. Et utlegg kan ha flere kvitteringer knyttet til seg. Du kan godt gruppere utleggene, men ikke legg alt i et utlegg.

Når du er ferdig legger du ned kvitteringsvinduet og påser at bindersikonet finnes i alle linjene med utlegg – du finner det til høyre for beløp. Dette gjelder ikke for bilgodtgjørelse.


Dette gjelder kun for tillitsvalgte i Pedagogstudentene som har hatt utlegg i forbindelse med eksempelvis et lokalt arrangement. Husk å gjøre deg kjent med kapittel 2 og 3 i økonomireglementet. 

Når du har logget inn vil du se et felt hvor det står "Utlegg", trykk her. Da blir du sendt videre og får opp to valg "student reise etter regning" og "kontantutlegg student", trykk på "student reise etter regning".

Fyll inn

  • Formål/oppdrag:
    • skriv hva som er formålet med reisen/utlegget, eksempelvis «Utlegg til verving». Vær gjerne spesifikk, men det er ikke behov for å skrive langt.
  • Dato/tid:
    • Fyll inn dato for utlegget eller den dagen hovedvekten av utleggene ble betalt.
  • Kosnadssted:
    • det skal være ferdig utfylt med "Pedagogstudentene" i tekstfeltet og under skal det stå "278"
    • skulle det stå noe annet eller ingen ting skriver du inn 278
  • Prosjekt: 
    • bruk alltid lokallagets prosjektnummer. Selv om utlegget var til gave, sosialt eller noe annet skal det ikke brukes et annet prosjektnummer enn lokallagets, med mindre annet er avklart med kontoret.

Legg til utlegg

Trykk på «legg til utlegg» som du finner nede til venstre. 

  • Kategori:
    • velg det alternativet som passer, om ingen passer velger du det som passer best.
  • Kostnadsdato:
    • velg dato hvor du hadde utlegget.
  • Beskrivelse:
    • Beskriv hva utlegget gjelder
      • Gjelder utlegget bilkjøring eller taxi skal du skrive gateadressen du reiste fra og til. Det holder ikke å skrive «fra togstasjon til institusjon» det skal da være gateadressen til togstasjonen og gateadressen til det stedet på institusjonen reisen endte.
      • NB! Bruk av taxi eller bil skal avklares på forhånd av leder eller nestleder og det skal fremkomme i utleggsskjemaet hvem det er avklart med.
  • Beløp:
    • skriv inn beløpet

Legge til og avstemming av kvitteringer

Til høyre finner du et eget vindu for Utleggsoversikt. Her finner du en blokk som heter «Kvitteringer» – trykk her for å legge til kvitteringer. Legg til kvitteringene – husk alle det skal følge en kvittering til alle utlegg.

Når alle kvitteringene er lagt til skal disse avstemmes – kobles til det aktuelle utlegget. Dette gjør du ved å åpne kvitteringsvinduet – enten åpnes det med visning slik at du ser en kvittering, eller så ser du de ulike kvitteringene i en liste eller som ikoner – sørg for at visningen er slik at du ser kvitteringen. Når du har en kvittering huker du av i boksen på samme linje som det utlegget kvitteringen gjelder. Et utlegg kan ha flere kvitteringer knyttet til seg. Du kan godt gruppere utleggene, men ikke legg alt i et utlegg.

Når du er ferdig legger du ned kvitteringsvinduet og påser at bindersikonet finnes i alle linjene med utlegg – du finner det til høyre for beløp. Dette gjelder ikke for bilgodtgjørelse. 

Spørsmål

Er det noe du lurer på kan du sende en mail til post@pedagogstudentene.no.